Mara Cavazos
CEO de la Red de Administradores Condominales México SC.
@mara.cavazos
L
a elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Comité de vigilancia o mesa directiva, que a su vez será presentado a la Asamblea General de Condóminos.
La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este proyecto de presupuesto y servirá para fijar las “Cuotas de Administración y Mantenimiento”
Para empezar:
En el Presupuesto deben incluirse partidas o “Rubros” destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá el condominio. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento, mantenimiento y agrupan “rubros” como Contabilidad, Vigilancia, limpieza, Mantenimiento, Servicios públicos, Suministros, etc. También es importante considerar un porcentaje de morosidad que bien puede recuperarse.
El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como “Costos Fijos”.
Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Luminarias, etc.) Reparaciones Varias, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son “Costos Variables”, y su cálculo es un algo más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas del condominio, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado.
Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el “Estado de Resultados” y en la “Ejecución Presupuestal”. Una vez que conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.
No infle su presupuesto. En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades del condominio, algunos administradores (Incluyendo al Consejo o comité) pueden caer en el error de elaborar presupuestos “Inflados” o sobrevalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de mantenimiento, y generan inconformismo entre los condóminos. Debe tenerse en cuenta que los condominios son entidades “Sin ánimo de Lucro” y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Teniendo el Fondo de Reserva puede usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como “Imprevistos”, que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.
Tampoco es bueno quedarse corto. Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o “político”, podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará al condominio indefenso ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en el condominio, equipos y demás bienes, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.
El condominio debe tener un seguro. En la actualidad se consiguen pólizas que cubren incendio, terremoto, conmoción civil, asonada, explosión, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas pólizas integrales diseñadas especialmente para los condominios, con precios módicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto.
No trate de economizar contratando empresas piratas. Además del riesgo que eso siempre ha representado, investigue con la en la SSP la empresa de Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia, pida a las empresas los documentos de registro patronal, visite sus oficinas, conozca al dueño etc.
Los Morosos” pueden acabar con las buenas intenciones de cualquier administración y convertirse en un grave problema si se deja avanzar. Es mejor pagar un poco más por una Administración profesional, que pueda ofrecer asesoría jurídica, contable, acceso a las bases de datos (estados de cuenta de condóminos y del condominio), y que no tenga compromisos con ninguno de los residentes, que pretender ahorrar delegando la administración en empíricos o en residentes que seguramente tendrán graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.
Al presentar el Proyecto de Presupuesto usted seguramente encontrará resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos, poco sólidos y a veces francamente infantiles.
Para enfrentar estas situaciones, sea didáctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea, (Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no dudamos) posiblemente deje sin “argumentos” a la oposición.
(Si a pesar de ello algún despistado le hace la pregunta anterior, tómese otros minutos para recordarle que el edificio “XXX” donde vive la madre, (Hermana, tío, Amigo, etc) tiene 400 departamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporción “ligeramente” diferente. Recuérdele además, que el Edificio “XXX” no tiene ni piscina, ni vapor, ni ascensores, ni salón de fiestas, y que está ubicado en una zona no alta. Al final, después de la reunión, trate de platicar con él en aras de la buena convivencia….)
Le recomiendo que en la asamblea donde vaya a discutir y autorizar el presupuesto lo anexe en la convocatoria y se entregue (Quince días antes de su realización) y acompáñalo con información suficiente, como unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su comprensión y análisis así reducirá el tiempo de debate en la reunión.
Y solo queda desearle mucho éxito!
